O objetivo do documento é dar ciência aos colaboradores e interessados sobre o funcionamento da LGPD dentro de uma empresa.
A informação adequada e um importante requisito da lei.
O planejamento da comunicação sobre o programa de implementação da LGPD, se estrutura em várias etapas:
– identificar os destinatários, ou seja, qual o público que deve se adequar a LGPD;
– definir o conteúdo a ser tratado com cada público alvo;
– estabelecer a melhor maneira de comunicá-los;
– implantar o programa; e
– obter dos informados um feedback sobre o programa;
Os destinatários são todos os colaboradores e interessados, podendo ser um público interno ou externo à organização, tais como clientes, fornecedores, sindicatos, investidores, conselho administrativo, entre outros.
Os conteúdos a serem abordados e comunicados podem variar de acordo com o público alvo. Alguns exemplos:
– Como a LGPD se relaciona com o tratamento dos dados pessoais;
– A política, os planos e objetivos do programa;
– Quais são os direitos dos clientes e como ele pode ter acesso às informações sobre ele;
– Quais processos e procedimentos serão alterados, implementados ou excluídos;
– Conscientização sobre os riscos de uma violação de dados pessoais;
– A correlação das medidas de segurança já existentes com o cumprimento da LGPD e o que precisa ser adicionado;
O método de comunicação é escolhido pela organização para que melhor se adeque ao seu público e suas necessidades. A empresa pode realizar essa comunicação por briefings, reuniões, boletins, e-mails, artigos, treinamentos, entre outras fontes escolhidas.
Assim como o método de comunicação, a empresa escolhe a frequência que irá comunicar seu público, por exemplo: a organização irá realizar reuniões trimestrais com os funcionários para que eles deem seus feedbacks e colaborem com novas ideias.
O importante é a organização ter sempre uma boa comunicação com os funcionários e partes interessadas para que seja garantido que estes estão e estarão sempre informados sobre as nuances da Lei, do programa e, obviamente, com as questões de proteção de dados.
Um planejamento de comunicação bem feito é essencial para o sucesso do projeto.