Entenda como funciona a inovadora metodologia de gestão: Business Process Management (BPM)

Conceito


Segundo a Workflow Management Coalition (WfMC) a definição oficial e definitiva de BPM é:

Business Process Management (BPM) é uma disciplina que envolve qualquer combinação de modelagem, automação, execução, controle, medição e otimização de fluxos de atividades de negócios, em suporte a metas corporativas, abrangendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros dentro e além dos limites da empresa.


O conceito de Business Process Management (BPM), definido também como Gerenciamento de Processo de Negócios, é qualificado como um sistema responsável por descrever os processos que são desempenhados diariamente pelas empresas.


Em uma análise global da Gerência dos Processos Negociais, o BPM é visto como um novo modo de administrar a organização, que é diferente da abordagem funcional e hierárquica de administração.



Objetivo


É um conjunto de técnicas que visam um gerenciamento empresarial flexível. Possuindo como foco, a partir de uma análise minuciosa, o aprimoramento contínuo dos processos internos e externos de um negócio, como uma disciplina gerencial.


A gestão de processos de negócios pode ser adotada por qualquer atividade empresarial, abrange todos os portes e todos os segmentos. O que define o nível de dificuldade para implementação do BPM são fatores como o nível de maturidade dos processos e a adesão das equipes envolvidas.


O primeiro contato com o BPM, pode trazer uma confusão aos profissionais relacionada aos termos e propósitos da metodologia, sendo importante destacar que essa gestão trata-se de uma prática, uma atividade e não algo que se compra ou possua.


O BPM trata exclusivamente da melhoria dos processos, propõe a ideia de que um negócio deve ser enxergado como um conjunto de processos e esse Gerenciamento atua na melhoria desses processos, tratando somente de atividades que impactem diretamente sobre o negócio.


Atua com objetivo de facilitar os processos, que na maioria das vezes tomam caráter burocráticos, dentro e fora de uma empresa.


Assim, lista-se os principais objetivos do Gerenciamento:

  • Melhoria de prazos

  • Melhoria de qualidade

  • Alinhamento estratégico

  • Automação de processos

  • Treinamento da equipe

  • Colaboração

  • Transparência

  • Sustentabilidade

  • Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Na prática, o que é comumente aplicado dentro das empresas é um modelo de análise tradicional. Este possui grande potencial de embaraço entre as questões de definir um objetivo e realmente aplicá-lo.


Os procedimentos tradicionais descrevem como os processos devem ser postos em prática, de maneira textual, o que traz a quem consome esses documentos, a dificuldade de relacionar esses textos com os cenários de trabalho.


O BPM facilita a tomada de decisões, atua na compreensão do formato de como os processos são executados, da sistematização dos ambientes empresariais e da identificação do papel de cada colaborador.


Colaborando para o estabelecimento de metas e implementação de melhorias de forma planejada e objetiva. Os resultados, por ser um método de aprimoramento contínuo, não são dados de imediato, e sim notados a longo prazo.


Não se tratando de uma metodologia rígida e presa a um molde tradicional, trata-se de uma capacidade organizacional e de gestão de processos com associação à tecnologias focadas na modelagem e automação dos processos.



Modo de atuação


O BPM atua com um sistema voltado à administração de documentos variados e uma quantia intensa de informações. Funciona otimizando a gestão de processos, contribuindo com uma redução nos gastos e análise de crescimento da empresa, porque a partir da análise feita, é possível notar quais as fontes dos problemas vigentes no ambiente e


Através dessa gestão, o BPM é responsável por mapear todos os procedimentos feitos dentro de uma empresa, fornecendo utilidade prática à cada um, de modo fácil, ágil e eficiente. Esclarecendo ainda à cada colaborador as responsabilidades e os impactos que elas exercem sobre o todo.


Os principais profissionais envolvidos na metodologia do BPM são os gestores, analistas e arquitetos de negócios e desenvolvedores.


Concluindo que, utilizando o BPM é possível:



Juntamente com o modo de atuação, as etapas primordiais para que esse sistema possa entrar em ação e seja implementado nos ambientes negociais, tratam-se dos conceitos que integram a compreensão do BPM, sendo realizado através das seguintes etapas:



Mapeamento dos processos


  • Trata-se da investigação e documentação de todos os detalhes sobre o funcionamento empresarial, permitindo o conhecimento aprofundado dos processos, identificando os possíveis "exageros", prevendo recursos e estimando gastos. Sem que tenha conhecimento dos processos cotidianos de um negócio torna-se impossível efetivar melhorias e mudanças de forma organizável, gerenciável e previsível. visto que, as empresas são compostas por um conjunto de processos e negócios. Dentro do mapeamento, é importante envolver as pessoas responsáveis, identificar, avaliar e monitorar os processes, como também estabelecer prioridades.

  • Dentro do mapeamento, por tratar-se de uma análise ampla, é possível verificar, principalmente dentro dos sistemas como funciona o mapeamento dos dados e se estão regulamentados de acordo com a LGPD, como trata o seguinte artigo

  • https://manage.wix.com/dashboard/050c0f08-9b91-4cd3-9ccc-92a0ceda2bd8/blog/5fd11d0737aa5000178c610f/edit




Padronização dos processos


  • Refere-se à organização e formalização dos processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido pelos colaboradores, de acordo com as necessidades de cada ambiente empresarial. Pelo fato de que, todos os processos dentro da empresa são divididos em setores, onde as tarefas são executadas por várias pessoas, sendo assim, estas precisam entender o que se espera delas em cada atividade em que estão envolvidas. É uma etapa importante, pois é capaz de manter um modelo de tarefas, atender a regulamentações, como a LGPD por exemplo, aumentar os resultados e tomar conhecimento dos processos internos e externos.


Otimização dos processos


  • Relaciona-se com um conjunto de ações que visam a melhora nos desempenhos empresariais, atua identificando oportunidades de melhoria e buscando formas de aperfeiçoamento dos processos, proporcionando melhores resultados através de, por exemplo, redução de gastos e otimização de tempo. Sendo assim, aumenta a margem de desempenho do negócio, como também a resolução dos problemas.


Modo de implementação


A implementação de uma nova metodologia dentro do ambiente empresarial não define-se como uma tarefa simples. Exige-se uma mudança comportamental dos envolvidos e muito comprometimento da gestão.


Porém, trata-se de um resultado muito eficiente, já que proporciona a automatização dos processos. Mas, para que integre esse sistema dentro das atividades empresariais necessita-se de um planejamento.


Estratégias e objetivos


  • Dentro das metas empresariais existem inúmeros objetivos a serem alcançados. Porém, não é eficaz somente traçar metas e objetivos, sem promover estratégias que de fato os alcance. Sendo essencial, portanto, o alinhamento dos processos com o planejamento estratégico. Essa operação de planejamento estratégico, trata diretamente da operação adequada, para que se efetue as ações necessárias para a realização do planejado, atingindo os objetivos organizacionais.


Cultura


  • A implementação das boas práticas do Gerenciamento do Processo de Negócios, exige mudança demasiada na cultura organizacional da empresa. De modo que, nem sempre o BPM irá manter os processos do jeito que eram feitos, então as pessoas precisam ter em mente que isso nem sempre está de acordo com esse modo de organização. O BPM trata dos processos de organização da empresa de ponta a ponta, independentemente da existência de setores distintos para a realização de cada processo. Assim, se a cultura da empresa for voltada à autonomia de cada setor, é importante salientar a atuação do BPM sobre a empresa como um todo.


Políticas


  • O modo de atuação do BPM exige controles relacionados a gestão de processos. É necessário que a empresa possua um sistema de governança que contenha políticas, normas e diretrizes que conduzam a execução de cada processo interno e externo da empresa. Assim, garante-se que a organização estará em segurança, cumprindo os padrões definidos e a regulação da conduta dos funcionários.

  • Exemplo disso, é o estabelecimento de diretrizes de atuação relacionadas eliminação de dados dentro dos sistemas empresariais seguindo a regulamentação da Lei Geral de Proteção de dados, com mais informações em: https://www.tutelas.com.br/post/posso-pedir-a-elimina%C3%A7%C3%A3o-dos-meus-dados-pessoais


A partir desses requisitos concretizados dentro dos negócios, passa-se ao modo concreto de atuação. Seguindo um ciclo de atuação, como um "ciclo de vida do BPM", com as seguintes fases :


  • Projetos: deve englobar quatro fases - finalidade, prazo, custo e qualidade.

1. Finalidade do projeto - deverá ser estabelecido o que deve ser feito para atender ao cliente.

2. Prazo do projeto - deve ser definido qual o tempo de duração do projeto.

3. Custo do projeto - se indica quanto será cobrado para realização do projeto.

4. Qualidade do projeto - definição das expectativas de qualidade para a realização do projeto.

  • Modelagem de processos: essa etapa trata-se do entendimento do funcionamento da empresa, sendo possível a criação de um projeto de melhorias necessárias, analisando o que está bom e deve ser mantido e o que exige aperfeiçoamento.

  • Simulação: refere-se a uma etapa teste que possui a capacidade de analisar se o projeto irá funcionar, de maneira experimental, via software. A importância em simular processos é testar modelos para que o modo e a execução do trabalho das pessoas seja programado, alcançando a melhor versão de desempenho.

  • Execução de instâncias de processo: é a fase do ciclo BPM em que as pessoas de fato colocam em prática e participam do processo no dia a dia, porém o processo ainda passa por etapas de decisão, preparação e planejamento antes de chegar em sua versão definitiva. É considerada uma etapa intensiva, em que se exige a participação dos executores do processo.

  • Monitoramento: o objetivo desta etapa é acompanhar os resultados e o desempenho do processo, definindo indicadores que sejam responsáveis por extrair informações que analisem se o projeto está evoluindo, se a atuação deste está dentro do previsto, como também se as metas estão sendo alcançadas, a partir do acompanhamento dos resultados.

  • Melhoria: é a etapa que necessita de uma análise minuciosa da identificação dos possíveis problemas do processo e da definição, a partir disso, de soluções que resolvam esses problemas, baseadas nas alternativas de melhorias para projeção de novos processos.


Benefícios


Como conclusão, o BPM não se define como uma tarefa simples, porém é necessária. Para administrar os Processos de Negócios é necessária uma organização e um controle maior sobre as atividades empresariais.


As atividades empresariais que adotam os modos tradicionais precisam da percepção de que o BPM não é um software, ferramenta ou tecnologia, não é burocracia e nem papelada.


É um modo de administração considerado como inovador, porém muitas empresas já se adequaram e a tendência, na atualidade, é aumentar, pois o BPM proporciona uma série de benefícios que impactam positivamente dentro das atividades empresariais:


  • Aumento da produtividade - o BPM elimina desperdícios e facilita a automação dos elementos do fluxo de trabalho, aumentando significativamente a produtividade.

  • Redução de custos - os custos operacionais são minimizados, pois a longo prazo os processos se moldam às necessidades empresariais, passando a gerar eficiência máxima, trazendo visibilidade aos resultados.

  • Automação de processos - apresenta como forma de automação de processos o BPMS (Business Process Management System), que é um sistema de automação de processos. Ele tem uma máquina de execução de processos onde o gestor configura os seus processos e o BPMS lê, interpreta e executa estes processos e roteia as atividades apropriadamente aos seus executores.

  • Agilidade da organização - propor processos flexíveis faz parte da atuação do BPM, o que fornece organização necessária para seja possível adaptar-se rapidamente às novas demandas do mercado.

  • Redução de falhas - o monitoramento e a análise constante permitem a identificação e a correção de erros nos processos, e ainda por tratar-se da automatização dos processos, dificulta erros por ação humana.

  • Garantia de conformidade e segurança - o BPM proporciona uma conformidade aos processos, garantindo a implementação dos requisitos regulamentares, evitando futuros problemas processuais. Exemplo disso é a implementação da LGPD visando a segurança dos dados que são manuseados, com mais informações acesse https://manage.wix.com/dashboard/050c0f08-9b91-4cd3-9ccc-92a0ceda2bd8/blog/6116b2e771821c00156f3ed9/edit

  • Proporciona um controle de sustentabilidade - trata-se de uma função do BPM verde, preocupando-se em analisar os processos de negócio, levando em conta o impacto ambiental que os produtos e serviços causam, gerando uma gestão de processos de maneira consciente. Para saber mais acesse: https://www.tutelas.com.br/post/compliance-ambiental-pela-solu%C3%A7%C3%A3o-tutelas

  • Implementação geral da LGPD - a organização e automação dos processos gera uma maior visibilidade de funções e condutas que necessitam estar regularmente protegidas, fornecendo um campo amplo para que a empresa aplique a LGPD em todos os setores necessários. Para mais informações acesse: https://manage.wix.com/dashboard/050c0f08-9b91-4cd3-9ccc-92a0ceda2bd8/blog/60f88e66c3e4ad001542e101/edit








1 visualização0 comentário