PROGRAMAS DE COMUNICAÇÃO NA LGPD

O objetivo do documento é dar ciência aos empregados sobre o funcionamento da LGPD dentro da empresa. Deverá ser transmitido e enfatizado a importância de se cumprir com os requisitos da Lei, bem como a maneira que acontecerá a segurança das informações, conscientizando-os dos riscos dessa segurança.

O documento traz uma introdução sobre o conteúdo da LGPD e de como os dados pessoais são tratados, de como devem ser coletados e armazenados, e como que a organização deve informar as mudanças e quem deve receber essas informações.

Em resumo, a organização deve:

– identificar os destinatários, ou seja, qual o público que deve se adequar a LGPD;

– definir o conteúdo a ser tratado com cada público alvo;

– estabelecer a melhor maneira de comunicá-los;

– implantar o programa; e

– obter dos informados um feedback sobre o programa;

Os destinatários são todos que estejam interessados, ou seja, o público pode ser interno ou externo à organização. Basta estar interessado. Podem ser: clientes, fornecedores, sindicatos, investidores, conselho administrativo, por exemplo:

Os conteúdos a serem abordados e comunicados podem variar de acordo com o público. Alguns exemplos:

– como a LGPD se relaciona no tratamento de dados pessoais;

– a política, os planos e objetivos  do programa;

– o que o público deve fazer para adequar o sistema;

– quais processos e procedimentos serão alterados, implementados ou excluídos;

– conscientizar sobre os riscos da segurança;

– as atualizações do programa, que deves ser feitas a cada ano;

– a correlação das medidas de segurança já existentes com o cumprimento da LGPD;

O método de comunicação é escolhido pela organização para que melhor se adeque ao seu público e suas necessidades. A empresa pode comunicar por briefings, reuniões, boletins, e-mails, artigos, entre outras fontes escolhidas a critério.

Assim como o método de comunicação, a empresa escolhe a frequência que irá comunicar seu público, por exemplo: a organização irá realizar reuniões trimestrais com os funcionários para que eles deem seus feedbacks e colaborem com novas ideias.

Os feedbacks deverão ser recolhidos por um responsável que será nominado e específico para cada público, por exemplo: o Diretor de Marketing será responsável por recolher o feedback dos clientes; o Diretor Financeiro, pela gestão executiva; e assim por diante, até todos os grupos terem seus respectivos responsáveis. O objetivo do feedback é que ele seja coletado, avaliado e implementado na empresa -quando algo for necessário- o mais rápido possível.

A depender da necessidade da empresa, o tempo, os procedimentos, o recolhimento dos feedbacks podem ser alterados e refeitos quando bem entenderem. O importante é a organização ter sempre uma boa comunicação com os funcionários e partes interessadas para que seja garantido que estes estão e estarão sempre informados e encontrar-se-ão em conformidade com a Lei, com o programa e, obviamente, com as questões de proteção de dados.

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